Czy dzierżawa drukarek to sposób na redukcję kosztów operacyjnych w małej firmie?

Dzierżawa drukarek pozwala małym firmom wyraźnie obniżyć wydatki na druk w porównaniu z zakupem sprzętu. Model eliminuje jednorazową inwestycję i zamienia nieprzewidywalne koszty w stały miesięczny abonament. Przedsiębiorca zyskuje kontrolę nad budżetem i nowoczesne urządzenia bez ryzyka szybkiej amortyzacji.

Jakie koszty eliminuje wynajem urządzeń drukujących w porównaniu z zakupem?

Rezygnacja z zakupu oznacza usunięcie kilku kategorii wydatków. Odpada konieczność zamrożenia kapitału w sprzęcie, który z każdym rokiem traci na wartości. Uwolniony kapitał obrotowy często decyduje o płynności finansowej w okresach sezonowych wahań przychodów.

Cena samego urządzenia to tylko część całkowitego kosztu posiadania floty. Do tego dochodzą materiały eksploatacyjne, serwis i części zamienne. W modelu abonamentowym, jaki oferuje np. firma Biuro Innowacje, dzierżawa drukarek obejmuje wszystkie te elementy w stałej opłacie miesięcznej. Pojedyncza poważna usterka urządzenia laserowego może kosztować tyle, co kilka miesięcy abonamentu.

Ukryte oszczędności obejmują:

• brak konieczności zatrudniania specjalisty IT do obsługi urządzeń;
• eliminację magazynowania zapasów tonerów i bębnów;
• uniknięcie kosztów utylizacji zużytego sprzętu;
• oszczędność czasu pracowników na zarządzanie flotą;
• redukcję ryzyka przestojów związanych z awariami.

Jak wygląda rozliczenie i co zawiera umowa dzierżawy?

Umowa określa stałą miesięczną opłatę obejmującą użytkowanie urządzenia, serwis oraz materiały eksploatacyjne. Rozliczenie opiera się na systemie licznika wydruków. Firma płaci bazowy abonament plus dopłatę za przekroczenie limitu stron. Stawki różnią się w zależności od typu wydruku – dokumenty monochromatyczne kosztują mniej niż kolorowe.

Monitoring tonera i raportowanie zużycia pozwalają śledzić wykorzystanie sprzętu w czasie rzeczywistym. Dostawca może udostępnić aplikację do kontroli liczby wykonanych stron i poziomu SLA, a oprogramowanie zdalnie powiadamia o kończącym się tonerze czy zużyciu bębna. Przedsiębiorca identyfikuje obszary nadmiernego zużycia i wdraża polityki oszczędnościowe.

Standardowa umowa dzierżawy obejmuje:

• dostawę i instalację urządzenia w miejscu wskazanym przez firmę;
• konfigurację drukarki sieciowej wraz z integracją z infrastrukturą IT;
• tonery, bębny i części zamienne w ramach opłaty dzierżawnej;
• szkolenie pracowników z obsługi urządzeń i dostarczonych programów;
• serwis na terenie całej Polski z reakcją w standardzie 8 godzin roboczych;
• możliwość wymiany urządzenia na nowe po 36 miesiącach bez zmiany warunków finansowych.

Dla jakich firm dzierżawa urządzeń biurowych przynosi największe korzyści?

Największe oszczędności osiągają przedsiębiorstwa drukujące regularnie, ale niekoniecznie w dużych wolumenach. Małe firmy zatrudniające od 5 do 25 pracowników stanowią idealną grupę docelową. W tej skali zakup własnego sprzętu premium jest trudny do uzasadnienia ekonomicznie, a tańsze urządzenia nie wytrzymują intensywnej eksploatacji.

Wynajem sprawdza się szczególnie w kancelariach prawnych, biurach rachunkowych oraz agencjach marketingowych. Podobne korzyści odnoszą gabinety medyczne oraz biura architektoniczne. Branże te charakteryzują się okresowymi skokami zapotrzebowania na druk – zamknięcie miesiąca, audyty czy prezentacje generują kilkukrotnie wyższe wolumeny. Jeśli liczba kopii przekroczy obciążenie maszyny, dobry dostawca wymienia ją na wydajniejszą bez dodatkowych kosztów.

Model warto rozważyć firmom spełniającym przynajmniej trzy kryteria:

• drukują regularnie, co najmniej kilkaset stron miesięcznie;
• potrzebują zarówno druku kolorowego, jak i czarno-białego;
• nie mają dedykowanego działu IT;
• cenią przewidywalność kosztów w planowaniu budżetowym;
• planują rozwój i potrzebują skalowalnych rozwiązań.